开发背景
纸张浪费的现象在我们的日常生活中是司空见惯，既耗费了资源，也间接地破坏了生态环境。近年来，为响应国家倡导“节约用纸、绿色低碳”的纸张消费观，各行各业都加强了对纸张浪费的控制，政府部门更是起到了引领作用，积极推进数字化办公，减少纸制品的消耗。组织部门在日常办公中，经常要举办各种会议以传递信息、规范管理，而会议的准备需要投入大量的材料印刷及人力输出，过程既繁琐易出错，又不利于环保，也不符合当今国家倡导全民节能的方针。为此，建立一套减少资源浪费，提高工作效率，符合组织部门业务工作的新型数字会议系统，是电子政务发展的必然要求，更是对环保节能具有深远的意义。
功能应用
（一）主要功能
该系统由会议管理系统、一键发送系统、数字会议APP三大部分组成，贯穿于会前、会中、会后全过程，将频繁召开的会议全部“搬”上移动终端，完成组织部门会议工作的信息化管理，使筹备人员在更短时间内完成多于以往的任务。一是会议资料制作高效、操作便捷。系统兼容PDF、DOC、PPT等格式，整合干部信息库，在会前可迅速完成会议资料的上传和干部人事调整方案，智能匹配红头文件、请示件、干部任免审批表、考察材料等，快速形成会议数据包；在会后可一键生成公示文件和相关存档资料。二是会议流程标准化、精细化。系统充分考虑会议筹备各个环节，以各处室业务工作为导向，按权分配，明确分工，实现精细化的管理和协同办公。三是会议展示数字化、无纸化。系统将各类文件资料全部转化为信息数据，以平板电脑为载体，参会人员根据查看权限的不同，实现电子档文件浏览、文件批注和快速定位功能。四是系统运行安全、保密。系统严格按照涉密信息系统建设标准和要求进行设计，安装部署在大组工网中，具备三员管理、密级标识、身份认证、日志审计等功能，配套安全保密制度，最大程度保证了数据的安全。
（二）项目成效
数字会议是一种减少纸张消耗、提高工作效率的新型会议模式，解决了传统会议模式操作复杂、形势单一、任务繁重、资源浪费、保密隐患等问题，实现新型会议的全程无纸化，助力组织部门推进低碳、环保、高效的信息化办公。
1、
耗材不再浪费，降低办公成本。 数字会议系统从源头控制，解决了组织部门会议用纸量大，因保密等因素会后基本无法再利用，加上油墨使用、打印机设备折旧，导致资源浪费等问题，真正实现绿色环保、低碳办公，极大降低了办公成本。
2、
保密问题不再困扰。 文件清退、销毁等环节难免会秘密泄露，会议上下发的文件资料，在会议结束后没有及时回收，使纸质文件成为泄密的最大通道。数字会议系统让文件发放、回收简单化，安全性、保密性大大提高。
3、
效率不再低下、不再头疼。 每次会议，往往需要大量的人力用于材料的准备、打印、装订、分发、回收、销毁，时间都浪费在繁琐而又“不可或缺”的杂事上。数字会议系统解放了大量的人力，解决了人员效率低下的问题，能够快速的完成会议材料的制作和使用，将时间省出来更多用于会议的保障，也确保会议的品质。
